Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) dựa trên nền tảng khoa học công nghệ vượt trội đã và đang lan tỏa rộng rãi, nhanh chóng, tác động đến mọi mặt của đời sống chính trị, kinh tế và văn hóa.

Thời đại 4.0 đòi hỏi người lãnh đạo, quản lý kinh tế phải là những chuyên gia, vững về kiến thức chuyên môn có năng lực tư duy và sáng tạo, đổi mới, có kỹ năng phân tích và tổng hợp thông tin, có khả năng làm việc độc lập và ra quyết định dựa trên cơ sở phân tích các chứng cứ và dữ liệu.

Người lãnh đạo, cán bộ quản lý kinh tế cần phải thay đổi bản thân và DN của mình thành nơi sản xuất ra những sản phẩm chất lượng cao nhằm đáp ứng với thời đại mới.

Cuộc CMCN 4.0 đã làm thay đổi dần tầm nhìn của các nhà lãnh đạo, quản lý, do đó cần phải có cái nhìn đối sánh giữa các nhà lãnh đạo truyền thống và các nhà lãnh đạo thời đại 4.0 (một số người gọi là lãnh đạo số). Nghiên cứu Mark Elliot Zuckerberg (CEO, đồng sáng lập Facebook) và Elon Musk (CEO, sáng lập SpaceX) đã phân tích 7 đặc điểm nhằm tạo ra sự khác biệt giữa lãnh đạo truyền thống và lãnh đạo thời kỳ 4.0, cụ thể:

– Trách nhiệm: Các nhà quản lý truyền thống xác định rõ ràng trách nhiệm và vai trò theo nhóm hoặc theo chức năng; Các nhà lãnh đạo 4.0 học cách phân phối các nhiệm vụ theo tình hình và năng lực của đội nhóm, nơi mà khả năng của nhà quản lý cùng với nhân viên liên tục được liên kết; Thành công có nghĩa là tất cả những người tham gia đã đóng góp thông tin và công sức trong mạng lưới của họ.

– Hiệu quả công việc: Các nhà quản lý truyền thống lập kế hoạch các nguồn lực và đánh giá kết quả đạt được (theo nguyên tắc, khu vực xác định ranh giới của một dự án). Các nhà lãnh đạo 4.0 kiểm soát quá trình thảo luận và lựa chọn phương án, đánh giá các nhiệm vụ và kết quả cùng các thành viên trong đội, và sử dụng các nguồn lực theo tiềm năng và thẩm quyền; Các kết quả công việc được thực hiện bằng cách tích hợp các phản hồi liên tục giữa các bên liên quan trong và ngoài tổ chức.

– Chia sẻ thông tin: Các nhà lãnh đạo truyền thống thường phân phát thông tin theo nghĩa vụ và cung cấp dữ liệu theo “chiến lược” và từng phần (“thông tin là quyền lực”). Các nhà lãnh đạo 4.0 tạo ra một khuôn khổ thông tin minh bạch, dựa vào nền tảng trách nhiệm và chủ động trong hành vi.

– Mục tiêu và đánh giá: Việc đánh giá hiệu suất của nhân viên theo các chu kỳ cố định (tháng, quý, năm) là công việc của nhà quản lý truyền thống. Với lãnh đạo 4.0 việc đánh giá hiệu suất với sự trao đổi và phản hồi được thực hiện liên tục.

– Sai lầm và xung đột: Tránh sai lầm là tư duy của người quản lý truyền thống trước khi xảy ra mâu thuẫn. Trong khi đó, một bầu không khí cởi mở với tư duy học hỏi từ các sai lầm được xác lập bởi các nhà lãnh đạo 4.0.

– Thay đổi: Duy trì ngân sách, chất lượng ổn định, và giảm thiểu rủi ro là ưu tiên của các nhà quản lý truyền thống, cách làm này để lại ít chỗ cho sự sáng tạo. Trong khi nhà lãnh đạo 4.0 luôn ở mức sẵn sàng cao cho khả năng thay đổi trong công ty, cũng như khuyến khích sự nhanh nhẹn thích ứng giữa thị trường, khách hàng và nhân viên.

– Đổi mới: Tạo ra những ý tưởng mới cho các sản phẩm mới thường cực kỳ khó khăn đối với một nhà lãnh đạo truyền thống vì nó không phù hợp với chu kỳ hoặc quy trình bình thường. Trong khi đó, lãnh đạo 4.0 biết cách thiết kế những đổi mới dựa trên sự tập trung của nhóm vào một mục tiêu chung, nhằm tận dụng tốt nhất khả năng của mỗi cá nhân trong môi trường làm việc linh hoạt và sáng tạo.

Với thời đại công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, thì việc ứng dụng phần mềm vào quản lý doanh nghiệp là điều tất yếu, đó cũng là cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay. Bài viết dưới đây sẽ mô tả chi tiết hơn về cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả này.

Phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả thì người quản trị doanh nghiệp (chủ doanh nghiệp) cần phải nắm vững một số phương pháp như sau:

  • Hoạch định chiến lược một cách khoa học, chi tiết

Đây là công việc đầu tiên và quan trọng đối với bất kỳ một nhà quản trị nào. Hoạch định chiến lược là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu chiến lược đó. Nếu nhà quản trị hoạch định chiến lược một cách khoa học, chi tiết như quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm… để làm cho các sự việc có thể xảy ra, phải xảy ra hoặc không xảy ra theo hướng có lợi cho doanh nghiệp dựa trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức có tính đến đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối lớn mọi yếu tố, mọi khía cạnh bên trong nội bộ doanh nghiệp cũng như bên ngoài môi trường xã hội, kinh tế thì sẽ giống như có một “kim chỉ nam” thực hiện, như vậy doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu đề ra.

  • Phân chia công việc cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận/ phòng ban hợp lý, hiệu quả

Kế hoạch, chiến lược của doanh nghiệp sẽ được thực hiện có hiệu quả hơn khi người quản trị biết cách phân công, sắp xếp công việc cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận, mỗi phòng ban một cách hợp lý nhất. Chính vì vậy, người quản trị cần phải nắm được cụ thể thời gian làm việc, năng lực, trình độ của mỗi nhân viên và khối lượng công việc mà họ đang đảm nhiệm. Có thế, quá trình sắp xếp công việc cho mỗi nhân viên mới đạt được hiệu quả.

  • Tổ chức, phân tầng hệ thống nhân viên trong doanh nghiệp

Người quản trị giỏi không phải là người làm hết tất cả mọi việc mà họ phải là người biết phân chia công việc, trao quyền hành cho người khác để điều phối công việc một cách hiệu quả hơn. Chính vì vậy, việc tổ chức, phân tầng hệ thống nhân viên là điều rất cần thiết. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn, hoạt động phân tầng này trở thành một yếu tố quan trọng không thể thiếu để có thể thực hiện công tác quản lý khoa học hơn, đơn giản hơn.

Tuy nhiên, để có thể phân tầng và sắp xếp nhân viên hiệu quả, người quản trị cần phải nhận biết được quá trình, năng lực làm việc, năng lực quản lý của từng nhân viên. Những người được phân quyền rộng hơn sẽ là người có nhiều công việc hơn và chức năng của họ đối với doanh nghiệp cũng lớn hơn. Người quản trị của doanh nghiệp sẽ nhận đánh giá, kết quả làm việc và báo cáo từ những người đứng đầu mỗi bộ phận/ phòng ban để có thể kiểm soát hoạt động công việc một cách toàn diện.

  • Kiểm soát được những dữ liệu cơ bản của doanh nghiệp

Trong hoạt động của doanh nghiệp có nhiều loại dữ liệu, người quản trị cần biết phân chia cụ thể ra từng loại và có cơ chế kiểm soát hợp lý:

  •  Kiểm soát tốt dòng tiền

Quản lý dòng tiền là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản trị, cụ thể là giám đốc tài chính. Dòng tiền là nguồn sống của mọi doanh nghiệp. Quản lý tốt dòng tiền không chỉ đảm bảo việc kinh doanh được thông suốt và thuận lợi mà đó còn là cơ sở để vượt lên các đối thủ khi thời cơ đến. Một số phương pháp giúp quản lý dòng tiền hiệu quả:

  • Lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát dòng tiền
  • Cải thiện những khoản phải thu
  • Quản lý chi tiết những khoản phải chi
  • Tối ưu quy trình quản lý hàng hóa thành phẩm và hàng tồn kho để giải phóng dòng tiền
  • Chọn đúng khách hàng và đối tác
  •  Kiểm soát lượng hàng hóa bán ra tăng hay giảm

Khối lượng hàng hóa tăng hay giảm nhiều khi không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của doanh nghiệp. Hệ thống hàng hóa bán ra nhiều khi phụ thuộc vào cơ chế thị trường, sự đột biến trong nhu cầu khách hàng, giá bán hàng và chất lượng hàng hóa thay đổi.

Việc kiểm soát lượng hàng hóa bán ra sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp có thể phân tích được nguyên nhân tăng giảm, đề ra phương án kịp thời để điều tiết, thúc đẩy quá trình bán hàng nếu xu hướng đó là tăng, và thay đổi phương án, xem xét quá trình bán hàng nếu như xu hướng đó là giảm.

  • Theo dõi các khoản nợ phải thu

Cho dù số dư tiền mặt của doanh nghiệp lớn thì người quản lý cũng nên dành thời gian để kiểm tra các khoản nợ phải thu. Đây có thể là cầu nối giữ các mối quan hệ làm ăn của doanh nghiệp mình với các cơ quan, doanh nghiệp khác. Hoạt động theo dõi các khoản nợ phải thu sẽ giúp cho người quản trị biết được khoản tồn đọng đó đã lâu chưa, số lượng khoản nợ có ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp mình không và đưa ra phương án giải quyết hợp lý. Theo thống kê khoa học, gần 80% doanh nghiệp phá sản do không kiểm soát được các nguồn nợ phải thu.

  •  Kiểm soát tốt hàng tồn kho

Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp quyết định sức mạnh của họ đối với các đối thủ cạnh tranh. Nhưng để tối ưu được sức mạnh đó, nhà quản trị phải kiểm soát được toàn bộ hoạt động tại kho cũng như lượng hàng tồn kho thông qua việc giảm chi phí vận hành, chi phí tồn trữ hàng và tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất, lượng hàng tồn kho đối với nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí cho thiết bị máy móc, nhân công, các chi phí khấu hao, phân bổ khác khi thiếu hàng để sản xuất.

  • Kiểm soát năng suất làm việc của mỗi nhân viên, mỗi bộ phận/ phòng ban

Để có thể quản lý doanh nghiệp hiệu quả, người quản trị cần phải biết được một cách cụ thể năng suất làm việc cho từng nhân viên, xem xét họ làm việc có hiệu quả không, thái độ làm việc có tốt không, thời gian làm việc có ổn định và đảm bảo không,… Những yếu tố đó sẽ quyết định trực tiếp đến năng suất, hiệu quả làm việc của cả doanh nghiệp.

Việc kiểm soát năng suất và hiệu quả làm việc giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật hay khuyến khích, phát triển tài năng của người lao động, đồng thời có những điều chỉnh phù hợp giúp tăng hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp.

Từ các phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả ở trên, và với sự phát triển của công nghệ số thì việc ứng dụng giải pháp quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống quản lý ERP vào việc quản lý doanh nghiệp chính là cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất. Thật vậy, có nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp khi ứng dụng ERP:

Hãy đăng ký dùng thử nào!

VUA HỆ THỐNG – QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP MỘT CÁCH DỄ DÀNG